Règles des frais de déplacement des salariés à l’étranger : remboursement au forfait

Les frais de déplacement professionnel désignent les dépenses engagées par un salarié lors de déplacements effectués dans le cadre de ses missions professionnelles, dans l’intérêt de l’entreprise. Le déplacement peut s’effectuer sur le territoire national ou à l’étranger. Il implique que le salarié exerce son activité professionnelle en dehors de son lieu de travail habituel, que cette mission fasse partie intégrante de son quotidien ou non.

Les frais de déplacement professionnel ne relèvent pas d’une simple faveur accordée aux salariés. Ils font partie intégrante des obligations légales et sociales de l’employeur. Selon l’article L. 3261-2 du Code du travail, l’employeur est tenu de prendre en charge les frais engagés par les salariés dans l’intérêt de l’entreprise.

Quels frais sont concernés par un déplacement professionnel à l’étranger ?

Les dépenses d’un salarié pouvant être assimilées à des frais de déplacement sont :

• les frais de transport et de parking (véhicule personnel, transport en commun, taxi, avion) ;
• les frais d’hébergement ;
• les frais de nourriture (achats alimentaires, frais de restaurant).

En matière de déplacement professionnel, on différencie souvent les petits déplacements des grands déplacements. Le premier peut être une simple visite courante chez un client se situant à proximité de son entreprise. Les frais sont généralement assez contrôlés et ne concernent que quelques postes bien balisés (transport, stationnement, parking, essence et restaurant).

En revanche, le grand déplacement, notamment dans le cadre de missions en métropole ou à l’étranger, est une forme de voyage d'affaires qui prend beaucoup plus d'ampleur, car il inclut toujours un hébergement et une absence de plusieurs jours. Techniquement, un voyage d'affaires de deux semaines en Inde ou un salon professionnel de deux jours à quelques heures de route constituent deux exemples de grands déplacements.

Ce qui compte, ce n'est donc ni la durée ni la distance. Toutefois, le respect de ces deux conditions n'est pas totalement suffisant. Le grand déplacement est donc sujet à interprétation et c'est à l’entreprise de justifier l'incapacité de son salarié de rejoindre son domicile.

C'est par exemple le cas lorsque les horaires de travail sont décalés (travail de nuit ou fin de service trop tardif pour prendre les transports en commun), ou lorsque le lieu géographique du rendez-vous fait qu'il n'y a pas de transports disponibles pour le salarié.

Les frais d’hébergement (hôtel, airbnb…) sont concernés dans le cas où le salarié ne peut pas rentrer chez lui le soir après la mission. On compte une distance entre le domicile et le lieu de travail égale ou supérieure à 50 kilomètres, ou bien un trajet de plus de 1h30 en transport en commun.

Les frais de transport (taxi, bus, avion, train, voiture…) font également partie des dépenses professionnelles prises en charge, selon le type de véhicule et les règles définies par l’entreprise.

Les frais de repas peuvent être remboursés si le salarié est obligé de déjeuner au moins une fois à l'extérieur pendant son déplacement, qu’il s’agisse d’un repas d’affaires ou non.

Les trajets réalisés entre le lieu de résidence du salarié et son lieu de travail ne constituent pas des déplacements professionnels. Les frais de transport quotidiens, nécessaires aux trajets entre le domicile et le lieu de travail, font l’objet d’un remboursement à hauteur de 50 % par l’employeur.

Les frais de déplacement concernent quant à eux les déplacements professionnels (petits ou grands) et font l’objet d’un remboursement, forfaitaire ou non.

L’employeur est-il obligé de payer les frais d’un salarié en mission à l’étranger ?

Oui. L’employeur a l’obligation de prendre en charge certains frais de déplacement professionnel de ses salariés, notamment les frais de transport, d’hébergement et de repas. Les règles sont généralement inscrites dans une politique de remboursement des frais de déplacement.

Selon l’article L. 3261-2 du Code du travail, l’employeur est tenu de prendre en charge les frais engagés par les salariés dans l’intérêt de l’entreprise. En complément, certaines conventions collectives ou accords d’entreprise peuvent encadrer plus précisément les modalités de remboursement.

Si le salarié ne dispose pas d’une carte bancaire professionnelle, alors il peut prétendre à un remboursement sous certaines conditions :

• les dépenses avancées sont directement liées à la mission professionnelle ;
• le montant des dépenses est raisonnable et respecte la politique de voyage de l’entreprise ;
• le salarié peut fournir un justificatif des dépenses engagées.

Toutes les dépenses éligibles sont réalisées dans l’intérêt de l’entreprise. On ne prend donc pas en compte les achats liés aux loisirs, par exemple, même s’ils sont effectués pendant le séjour.

Les frais de déplacement professionnel doivent être remboursés par l’employeur sous certaines conditions, notamment sous présentation de pièces justificatives.

Frais de mission à l’étranger : une terminologie et des règles spécifiques

Si vos collaborateurs sont amenés à se déplacer en dehors du territoire national, les allocations journalières sont adaptées à la vie du pays dans lequel ils se rendent. La terminologie change également. On ne parle plus de frais de grands déplacements, mais de frais de mission.

À noter qu'il n'est fait aucune distinction entre les frais de repas et ceux liés à l'hébergement. On parle alors de frais journaliers.

Ces montants sont utilisés lorsque le salarié doit payer lui-même son hébergement et ses repas. Lorsqu'une partie de ces frais sont pris en charge par l'employeur, les frais de mission sont alors réduits. Ces indemnités peuvent ensuite se cumuler.

Enfin l'URSSAF prévoit une clause dérogatoire pour les déplacements à l'étranger.

Les montants des remboursements par l’employeur des frais de déplacements à l’étranger sont consultables sur le site du ministère de l’Économie.

Les allocations journalières ne couvrent pas, par exemple, les frais de transport.

Remboursement au réel ou remboursement au forfait

Votre politique de remboursement des frais de déplacement doit clairement indiquer la procédure de prise en charge des dépenses liées au transport, à l’hébergement et au repas, et ce pour chaque voyage. Si le salarié répond aux conditions de l’entreprise, les frais engagés peuvent être remboursés de deux manières : au forfait ou au réel.

Le remboursement des frais au réel

La première méthode de remboursement est très simple : vous remboursez exactement le montant dépensé par le salarié pendant son déplacement professionnel. Vous calculez la valeur réelle des notes de frais en récupérant toutes les preuves des dépenses réellement engagées.

Le remboursement au réel se fait donc sur présentation de justificatifs par le salarié. Vous devez vérifier vous-même chaque facture, ticket de péage, ticket de caisse… ce qui peut prendre beaucoup de temps à votre entreprise.

Avec cette méthode, l’employeur rembourse la totalité des dépenses réellement engagées par le salarié (repas, hébergement, transport…).

Lorsque l’employeur procède au remboursement des frais de déplacement au réel, ces frais sont exclus de l’assiette des cotisations sociales.

Le remboursement des frais réels engagés nécessite pour le salarié de transmettre à l’employeur une note de frais valide et les justificatifs associés.

Le remboursement au réel est obligatoire pour les salariés détachés à l'étranger qui continuent de relever du régime général français, ainsi que pour les mandataires sociaux (gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, PDG de SA et de SAS).

Le remboursement des frais au forfait

Seconde possibilité : le remboursement forfaitaire ou au forfait. Ici, vous ne rendez pas la somme exacte dépensée par votre salarié pendant son voyage d’affaires. À la place, vous versez une allocation forfaitaire dont les plafonds sont réévalués chaque année par l’Urssaf.

Dans cette situation, l’employeur alloue une indemnité forfaitaire au salarié afin de couvrir ses frais de déplacement. Le montant de l’indemnité est fixé par un barème de l’URSSAF.

Si l’employeur lui verse des indemnités forfaitaires, le salarié n’a pas de justificatif à fournir. Le mode de versement de l’indemnité est référencé dans la convention collective ou dans la politique voyage de l’entreprise.

Il n’y a pas à présenter de justificatifs, le salarié doit uniquement démontrer que ses déplacements ont un caractère professionnel, et indiquer le type de véhicule qui a été utilisé (ce qui modifie le montant du forfait).

Dans le cadre d’un remboursement au forfait, les frais de déplacements remboursés par l’employeur dans la limite des taux et barèmes fixés par l’Urssaf font l’objet d’une exonération de cotisations sociales.

En revanche, lorsque les sommes remboursées par l’employeur sont supérieures aux limites d’exonération, la fraction excédentaire doit être réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales.

Le remboursement au réel repose sur la preuve des dépenses effectivement engagées, tandis que le remboursement au forfait repose sur une allocation plafonnée et sur la démonstration du caractère professionnel du déplacement.

Quelles conditions appliquer au forfait de mission à l’étranger ?

La politique de voyage de l’entreprise doit préciser les dépenses couvertes par l’allocation journalière, les conditions de prise en charge et les éventuelles réductions lorsque l’employeur règle directement une partie des frais.

Ces montants sont utilisés lorsque le salarié doit payer lui-même son hébergement et ses repas. Lorsqu'une partie de ces frais sont pris en charge par l'employeur, les frais de mission sont alors réduits.

À noter qu'il n'est fait aucune distinction entre les frais de repas et ceux liés à l'hébergement. On parle alors de frais journaliers.

Le salarié doit respecter les règles prévues par la convention collective, l’accord d’entreprise ou la politique voyage de l’entreprise.

Le salarié doit transmettre une note de frais à son employeur avant de se faire rembourser. Selon l’article L.3245-1 du Code du travail, le salarié à 3 ans pour fournir les pièces justifiant le montant de ses frais professionnels. Si ce délai est dépassé, le remboursement des frais de déplacement par l’employeur n’est plus obligatoire.

Dans le cadre d’un forfait, l’absence de justificatif de chaque repas ou nuitée ne dispense pas de conserver les informations nécessaires pour établir la réalité de la mission : dates, destination, objet professionnel, durée et conditions de prise en charge.

Transport, train, avion et véhicule personnel

Dans le cadre d’un déplacement professionnel, l’employeur a l’obligation de garantir un transport confortable au salarié. Il lui revient de définir le mode de transport à emprunter par le collaborateur puisque c’est l’entreprise qui supporte les frais de déplacement.

L’utilisation d’un moyen de transport au détriment d’un autre peut être indiquée dans la politique voyage de l’entreprise. Toutefois, ce choix doit être adapté à l’état de santé du salarié. L’employeur ne peut pas imposer un mode de transport incompatible et lui imposer une prise de risque inutile.

L’employeur ne rembourse que les frais de transport qui sont en conformité avec l’accord d’entreprise. Le surplus est supporté par le salarié lui-même.

En particulier pour le remboursement des notes de frais de train, ces dernières doivent être bien documentées et soumises au remboursement tout en respectant les politiques internes de l’entreprise.

Cette étape est cruciale dans le cadre d’une activité professionnelle impliquant des déplacements professionnels fréquents où les trajets en train peuvent être une composante régulière.

Les indemnités kilométriques ou frais kilométriques sont une compensation financière versée par l’entreprise aux salariés utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles.

L’employeur ne peut pas imposer à ses salariés d’utiliser leur véhicule personnel pour faire un trajet professionnel.

Lorsque le salarié ne peut pas utiliser les transports publics, et se retrouve contraint d’utiliser son véhicule personnel, ce dernier peut faire l'objet d'un versement d'une indemnité kilométrique par l'employeur.

Dans les politiques de business travel, on se sert généralement de cette méthode pour les déplacements professionnels réalisés avec le véhicule personnel des salariés. Dans ce cas, le calcul des frais de déplacement s’effectue sur la base du barème kilométrique de l’Urssaf.

La distance minimum pour rembourser des frais kilométriques dépend des politiques spécifiques de l’entreprise ou de l’organisation concernée. Il n’existe pas de règle universelle fixant une distance minimum au niveau légal.

Certaines entreprises peuvent avoir une distance minimale, par exemple en remboursant uniquement les déplacements au-delà d’une certaine distance, tandis que d’autres peuvent rembourser tous les déplacements professionnels, qu’ils soient courts ou longs.

Pour les déplacements effectués avec des moyens de transport plus écologiques les entreprises peuvent verser un forfait mobilités durables jusqu’à 700 € par an. Ce forfait est exonéré de cotisations sociales jusqu’au plafond défini par l’URSSAF.

Frais de repas et d’hébergement : repères de remboursement

Les frais d’hébergement et de repas qui font l’objet d’un remboursement par l’employeur diffèrent selon qu’il s’agisse de petits déplacements ou de grands déplacements.

Les petits déplacements sont effectués par les salariés au cours de la journée et n’empêchent pas de regagner le domicile.

Les grands déplacements sont caractérisés par l’impossibilité pour le salarié de regagner son domicile en fin de journée en raison d’une distance égale ou supérieure à 50 km (trajet aller-retour) et lorsque les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1 heure 30 (trajet aller-retour).

Frais de petits déplacements en France

Au titre de l’année 2026, le remboursement des frais de repas engagés par le salarié dans le cadre des petits déplacements s’effectue dans la limite de :

• 10,40 € pour le salarié qui n’est pas contraint de prendre son repas dans un restaurant ;
• 21,40 € pour le salarié contraint de prendre son repas au restaurant.

Frais de grands déplacements en France métropolitaine

Le remboursement des frais de déplacements engagés par le salarié au titre de l’année 2026, dans le cadre d’un grand déplacement en France métropolitaine s’effectue dans la limite de :

• 21,40 € pour les 3 premiers mois pour le repas, 76,60 € pour un logement dans Paris ou sa banlieue, et 56,10 € pour un logement dans un autre département ;
• 18,20 € entre 3 mois et 24 mois pour le repas, 65,10 € pour un logement dans Paris ou sa banlieue, et 47,70 € pour un logement dans un autre département ;
• 15,00 € au-delà de 24 mois pour le repas, 53,60 € pour un logement dans Paris ou sa banlieue, et 39,30 € pour un logement dans un autre département.

Seuls sont concernés les Hauts-de-Seine (92), la Seine-Saint-Denis (93) et le Val-de-Marne (94).

Frais de grands déplacements en Outre-mer

Pour les grands déplacements en Outre-mer, le remboursement des frais de déplacements professionnels engagés par le salarié pour les 3 premiers mois s’effectue dans la limite de :

• 20 € pour le repas, et 120 € pour un logement à la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, en Martinique, Guadeloupe, Guyane ;
• 24 € pour le repas, et 120 € pour un logement à Wallis et Futuna, en Polynésie française ou en Nouvelle-Calédonie.

150 € sont prévus pour un salarié en situation de mobilité réduite et reconnu travailleur handicapé (RQTH).

Les montants des remboursements par l’employeur des frais de déplacements à l’étranger sont consultables sur le site du ministère de l’Économie.

Les montants du tableau relatifs à la France métropolitaine et à l’Outre-mer concernent les barèmes indiqués pour l’année 2026. Pour une mission à l’étranger, l’allocation journalière doit être adaptée au pays de destination et les montants doivent être consultés auprès des références administratives applicables.

Justificatifs et note de frais pour une mission à l’étranger

Qui dit grand déplacement, dit aussi montant important et nombreuses notes de frais. Cela inclut la nécessité pour les salariés de savoir faire une note de frais correctement.

Pour ce faire, ils doivent tenir compte des indemnités kilométriques et des normes professionnelles applicables afin d’assurer un remboursement adéquat.

Quel que soit le mode de remboursement des frais professionnels retenu, celui-ci repose sur la présentation de pièces justificatives claires, datées et lisibles.

Dans le cadre d’un remboursement au réel, les justificatifs permettent de vérifier chaque facture, ticket de péage, ticket de caisse et dépense réellement engagée.

Dans le cadre d’un remboursement au forfait, le salarié n’a pas de justificatif à fournir pour chaque dépense, mais il doit démontrer que ses déplacements ont un caractère professionnel.

Les dépenses avancées doivent être directement liées à la mission professionnelle, le montant des dépenses doit être raisonnable et respecter la politique de voyage de l’entreprise, et le salarié doit pouvoir fournir un justificatif des dépenses engagées lorsque le remboursement au réel est appliqué.

Pour la gestion des indemnités, il est nécessaire de savoir comment gérer une note de frais sans facture, ce qui peut se présenter dans certaines situations spécifiques de déplacement professionnel.

En particulier pour le remboursement des notes de frais de train, ces dernières doivent être bien documentées et soumises au remboursement tout en respectant les politiques internes de l’entreprise.

Si l’employeur ne prend pas en charge les frais réels de déplacement, ceux-ci peuvent être déduits des revenus imposables sous forme de frais professionnels.

Pour les entreprises, ces dépenses sont considérées comme des charges déductibles, à condition qu’elles soient engagées dans l’intérêt de l’activité professionnelle et justifiées par des pièces comptables.

Politique de remboursement des frais de déplacement à l’étranger

Dans ce contexte, l’entreprise doit clairement définir sa politique de note de frais en tenant compte des spécificités de l’activité professionnelle et des modalités de trajet.

La première étape consiste à établir une politique de remboursement des frais de déplacement simple, transparente et partagée avec l’ensemble des collaborateurs.

Un cadre clair permet d’éviter les abus, de limiter les incompréhensions et de garantir l’équité entre les équipes.

Une politique voyage d’entreprise (PVE) régit l’organisation des voyages d’affaires de vos collaborateurs. Elle décrit l’ensemble des processus afin de servir de référentiel à toutes vos équipes.

Elle encadre ainsi les déplacements professionnels garantissant ainsi le bon déroulement du séjour, de la planification de l’itinéraire à la gestion des dépenses d’affaires, en passant par l’assurance de voyage professionnel.

Votre politique de remboursement des frais de déplacement doit clairement indiquer la procédure de prise en charge des dépenses liées au transport, à l’hébergement et au repas, et ce pour chaque voyage.

Elle doit notamment préciser :

• les frais couverts par l’employeur ;
• les dépenses exclues ;
• le choix entre remboursement au réel et remboursement au forfait ;
• les plafonds applicables ;
• les règles de réservation et de transport ;
• les justificatifs à conserver ;
• les délais de transmission des notes de frais ;
• les conditions applicables lorsque l’employeur prend directement en charge une partie des frais.

Voici les avantages de la politique voyage pour votre entreprise :

• réduction des coûts ;
• optimisation des itinéraires ;
• gain de temps dans le remboursement des frais et la planification du séjour ;
• meilleure sécurité des salariés ;
• sérénité pendant les déplacements professionnels.

En moyenne, la mise en place d’une politique voyage a permis de réduire le budget voyage à hauteur de 20 %.

Obligations de l’employeur pendant une mission internationale

Les déplacements professionnels constituent une obligation normale du salarié.

En principe, il n’est pas nécessaire de mentionner les voyages d’affaires dans le contrat de travail. Le salarié ne peut pas refuser une mission au motif que la possibilité d’effectuer des déplacements professionnels ne figurait pas dans son contrat.

Néanmoins, lorsqu’ils sont amenés à être réguliers, il est préférable d’insérer une clause de mobilité professionnelle dans le contrat de travail.

En principe, un salarié ne peut pas refuser un déplacement professionnel sous peine d’être sanctionné, voire licencié.

Pour éviter que les voyages d’affaires impactent la vie familiale du salarié, l’employeur doit le mettre au courant d’un éventuel déplacement professionnel suffisamment tôt.

En effet, l’entreprise doit informer ses salariés dans les meilleurs délais. En principe, le délai de prévenance ne doit pas être inférieur à 48 heures pour permettre à l’employé concerné d’organiser sa vie personnelle en son absence.

Ce délai peut toutefois être plus important si le salarié est amené à se déplacer à l’autre bout du monde.

Le temps que passe un salarié pour se rendre de son lieu de travail habituel au lieu de sa mission constitue du temps de travail effectif.

Le Code du travail encadre strictement la durée maximale du temps de travail afin de protéger la santé des salariés et de garantir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Dans ce cadre, les déplacements professionnels appellent une vigilance particulière.

Selon l’article L.4121-1 du code du travail, l’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité de ses salariés et protéger leur santé physique et mentale.

L’entreprise doit savoir où ils se trouvent et leur indiquer la procédure à suivre en cas de problème.

De plus, la responsabilité pénale de l’employeur est engagée lorsque l’intégrité physique de ses salariés est atteinte, que ce soit par négligence ou par imprudence.

Exemple : Si une entreprise envoie un collaborateur dans une zone classée "rouge" par le Ministère des Affaires Étrangères sans mesures de protection spécifiques, elle commet une faute inexcusable.

Gestion des dépenses et contrôle social

Les frais de déplacement figurent parmi les points de vigilance des contrôleurs URSSAF.

Les frais remboursés dans les limites des barèmes Urssaf sont exonérés de cotisations sociales, tandis que la fraction excédentaire doit être réintégrée dans l'assiette sociale.

Lors d’un contrôle par l’URSSAF, les frais de déplacement figurent parmi les points de vigilance.

Certains frais de déplacement de votre personnel ou de votre entreprise sont déductibles du résultat fiscal de votre entreprise. Ils doivent être en accord avec l’objet social de l’entreprise et s’appuyer sur des pièces justificatives.

Une gestion insuffisamment cadrée peut entraîner des erreurs de saisie, des doublons, des oublis, des remboursements non conformes et des pénalités conséquentes en cas de contrôle fiscal.

La gestion des frais de déplacement peut rapidement devenir un casse-tête pour les entreprises. Entre les politiques internes, les justificatifs à traiter et les attentes des collaborateurs, les risques d’erreurs, de tensions ou de contrôles URSSAF augmentent.

Pourquoi utiliser un outil de gestion des frais professionnels ?

Or, plus il y a de déplacements, plus il y a de notes de frais qui peuvent paralyser ou ralentir l'activité du service comptable.

Comprendre le coût réel d’une note de frais est également nécessaire, car il inclut non seulement les frais de déplacement, mais aussi d’autres dépenses potentielles comme l’hébergement, les repas et parfois même les indemnités kilométriques.

C'est pourquoi il est important de bénéficier d'un outil permettant d'enregistrer les notes de frais pour les rembourser rapidement afin de ne pas affecter la trésorerie personnelle des salariés.

Un outil performant, c'est aussi un moyen de s'assurer de la conformité de la gestion interne.

De la réservation au remboursement, toutes les interactions et transactions sont ainsi suivies et enregistrées.

Le salarié bénéficie d'une application mobile capable de créer une ligne de dépense à partir de la simple photo d'un justificatif, et l'entreprise dispose de toute la visibilité nécessaire pour anticiper les mouvements financiers à venir.

Gérer les grands déplacements avec un fichier Excel ou un document PDF peut vite tourner au cauchemar. En particulier dans le cas de voyage à l'étranger.

Pour éviter les pertes de temps, les erreurs de saisie, les doublons, les oublis et la fraude, un logiciel professionnel constitue un vrai changement qui accélère le traitement de l'information.

En centralisant les demandes et justificatifs, vous garantissez un remboursement rapide et sans litige avec vos collaborateurs.

Vous pouvez aussi limiter le flux des notes de frais en fournissant une carte de paiement professionnelle à vos collaborateurs.

L’avantage ? Vous respectez les obligations de l’employeur en matière de déplacement professionnel et permettez à vos salariés de réaliser des dépenses sans avoir à effectuer d’avance de trésorerie.

Ces cartes simplifient les déplacements des employés tout en vous permettant d’avoir une vue en temps réel sur les dépenses effectuées.

En quelques clics, vous pouvez aussi modifier le plafond de paiement de chaque carte et le type de dépenses autorisées selon les besoins de vos collaborateurs.

Points de contrôle pour une mission à l’étranger

• identifier le pays de destination et la durée de la mission ;
• déterminer si le déplacement relève de frais de mission à l’étranger ;
• préciser si l’employeur prend directement en charge l’hébergement ou les repas ;
• appliquer la réduction correspondante des frais journaliers lorsque l’employeur règle une partie des dépenses ;
• définir le mode de remboursement : au réel ou au forfait ;
• indiquer les dépenses de transport couvertes séparément ;
• prévoir les règles relatives aux cartes bancaires professionnelles ;
• collecter les justificatifs nécessaires lorsque le remboursement au réel est appliqué ;
• conserver les informations démontrant le caractère professionnel de la mission ;
• contrôler les plafonds d’exonération sociale applicables ;
• informer le salarié suffisamment tôt de son déplacement ;
• prévoir les mesures nécessaires à sa sécurité et à sa santé.

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